Wdrożenie systemu ERP to ogromna zmiana dla organizacji – i to nie tylko technologiczna. Dla użytkowników to przede wszystkim zmiana sposobu pracy, odpowiedzialności, codziennych nawyków oraz sposobu podejmowania decyzji. Nawet najlepiej skonfigurowany system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli osoby, które mają z niego korzystać, nie przejdą odpowiedniego szkolenia. A szkolenia nie są prostą prezentacją funkcji – to proces, który musi być starannie zaplanowany, właściwie przeprowadzony i odpowiednio zsynchronizowany z harmonogramem testów i uruchomienia systemu. W tym obszernym artykule szczegółowo opisuję, jak powinna wyglądać ścieżka szkoleniowa, kto powinien ją koordynować, jakie błędy popełnia się najczęściej i dlaczego praca z użytkownikami jest jednym z kluczowych elementów sukcesu całego wdrożenia ERP.
Szkolenia jako fundament skutecznego wdrożenia
System ERP jest narzędziem, które wymaga rozumienia procesów biznesowych, znajomości danych, odpowiedzialności operacyjnych oraz umiejętności pracy zgodnie z określonymi regułami. Użytkownik nie może „eksperymentować”, jak w prostych aplikacjach biurowych – każda decyzja w ERP wpływa na inne obszary działalności przedsiębiorstwa. Dlatego szkolenia muszą być traktowane jak inwestycja w stabilność funkcjonowania firmy po starcie systemu.
Wiele organizacji popełnia błąd, rozpoczynając szkolenia zbyt późno, prowadząc je w zbyt ogólnej formie lub dopasowując je jedynie do funkcji programu, a nie do ról użytkowników. Efekt bywa katastrofalny: opór pracowników, frustracja, spadki wydajności i wzrost liczby błędów w pierwszych tygodniach pracy. Aby tego uniknąć, szkolenia muszą być zaplanowane odpowiednio wcześniej – jako integralny element projektu.
Kto powinien zaplanować i nadzorować szkolenia?
Choć konsultanci dostawcy ERP odpowiadają za przygotowanie materiałów szkoleniowych i samo przeprowadzenie warsztatów, cała organizacja szkoleniowa powinna być koordynowana przez kierownika projektu ERP. To on odpowiada za dopasowanie harmonogramu szkoleń do etapów testowych i przygotowania organizacji do startu systemu.
Koordynacja szkoleń przez PM-a oznacza, że to on:
- monitoruje, ilu użytkowników wymaga szkolenia i w jakim zakresie,
- zestawia harmonogram szkoleń z kalendarzem testów akceptacyjnych,
- dba, aby kluczowi użytkownicy mieli czas na udział w warsztatach,
- zapewnia komunikację do pracowników o planowanych terminach,
- synchronizuje działania dostawcy i kierowników działów,
- nadzoruje jakość materiałów i ewentualne poprawki.
Jest to rola wymagająca dużej świadomości biznesowej oraz umiejętności przewidywania, jaki wpływ brak szkoleń będzie miał na start systemu. Aby lepiej zrozumieć zadania kierownika projektu w takim procesie, warto zerknąć na dodatkowe opracowanie:
https://nafakcie.pl/rola-i-zadania-kierownika-projektu-project-managera-we-wdrozeniu-er/
To świetne źródło pokazujące, jak ważna jest rola PM-a w przygotowaniu użytkowników i dlaczego szkolenia są jednym z najważniejszych etapów wdrożenia.
Kiedy powinny rozpocząć się szkolenia?
Szkolenia nie mogą odbywać się tylko tuż przed startem produkcyjnym. Zbyt późne rozpoczęcie często prowadzi do stresu, niechęci do nowego systemu oraz braku czasu na przećwiczenie kluczowych scenariuszy. Najlepszą praktyką jest podzielenie szkoleń na kilka etapów, dopasowanych do metodyki wdrożenia.
1. Szkolenia wstępne – jeszcze przed konfiguracją
To moment na przedstawienie użytkownikom logiki działania ERP, pokazanie głównych modułów, wyjaśnienie, jak wygląda praca na danych i dlaczego procesy muszą być spójne. To etap budowania świadomości.
2. Szkolenia procesowe – w trakcie budowy systemu
Podczas konfiguracji prowadzi się warsztaty, na których użytkownicy uczą się, jak system wspiera ich procesy. Dzięki temu mogą zgłaszać uwagi na bieżąco, a konfiguracja jest bardziej dopasowana do realnych potrzeb.
3. Szkolenia funkcjonalne – przed testami akceptacyjnymi
To najważniejsze szkolenia – użytkownicy uczą się pracy w konkretnych transakcjach, wprowadzania danych, wyszukiwania informacji, zatwierdzania dokumentów. To trening praktyczny.
4. Szkolenia przypominające – tuż przed uruchomieniem
Kilka tygodni przed startem należy powtórzyć najważniejsze scenariusze, szczególnie te, które będą wykonywane codziennie po starcie. Warto je prowadzić na danych zbliżonych do rzeczywistych.
5. Szkolenia „na gorąco” – po uruchomieniu
Użytkownicy muszą mieć zapewnione wsparcie konsultantów i key userów w pierwszych dniach pracy w systemie. To jeden z najbardziej krytycznych elementów stabilizacji.
Jak dopasować szkolenia do różnych grup użytkowników?
Nie każda osoba w firmie potrzebuje takiego samego zakresu szkolenia. Zbyt ogólne warsztaty nie przygotują operatorów, a zbyt szczegółowe zmęczą menedżerów. Dlatego konieczne jest segmentowanie użytkowników.
W organizacjach wyróżnia się zazwyczaj:
- użytkowników podstawowych (operacyjnych),
- użytkowników kluczowych (key userów),
- użytkowników analitycznych,
- menedżerów,
- pracowników działu IT,
- administratorów systemowych.
Każda z tych grup wykonuje inne czynności, więc szkolenia muszą być precyzyjnie zaplanowane pod kątem rzeczywistej pracy użytkownika.
Materiały szkoleniowe – nie mogą być jedynie slajdami
Skuteczne szkolenie wymaga dobrej dokumentacji: instrukcji, nagrań, materiałów e-learningowych, checklist oraz scenariuszy pracy. Slajdy nie wystarczą – użytkownik musi mieć możliwość wrócenia do instrukcji każdego dnia, aż opanuje system. Najlepsze firmy inwestują w krótkie filmy instruktażowe i szczegółowe przewodniki „krok po kroku”, które eliminują stres użytkownika.
Ważne jest także przygotowanie scenariuszy negatywnych, czyli sytuacji „co zrobić, kiedy coś nie działa?”. To pomaga pracownikom radzić sobie samodzielnie w krytycznych momentach.
Testy jako forma szkolenia
Wiele organizacji nie zdaje sobie sprawy z tego, że testy akceptacyjne są jednocześnie doskonałą formą szkolenia. Użytkownicy, którzy wykonują rzeczywiste scenariusze w systemie, uczą się szybciej niż podczas pasywnych warsztatów. Dlatego PM i key userzy powinni zadbać, aby wszystkie osoby zaangażowane w testy rozumieły, że jest to przygotowanie nie tylko systemu, ale również ich samych.
Testy pokazują błędy, niejasności, braki w konfiguracji i luki w wiedzy użytkowników. Im więcej zostanie rozwiązane przed startem, tym stabilniejszy będzie go-live.
Wsparcie po uruchomieniu – najczęściej pomijany etap
Wiele firm błędnie zakłada, że szkolenia kończą się w dniu uruchomienia systemu. Tymczasem prawdziwa nauka zaczyna się dopiero wtedy. Użytkownicy dopiero konfrontują teorię z realnymi obowiązkami, presją czasu i rzeczywistymi dokumentami. Brak wsparcia w tym okresie często prowadzi do degradacji danych, frustracji i błędów operacyjnych.
Dlatego organizacja powinna zapewnić:
- obecność konsultantów w pierwszym tygodniu po starcie (go-live support),
- wsparcie key userów na każdej zmianie,
- skrócone instrukcje dla najczęstszych procesów,
- system zgłaszania problemów,
- szybkie poprawki konfiguracji, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Im lepiej zaplanowany ten etap, tym szybciej firma wróci do pełnej produktywności.
Dlaczego tak wiele wdrożeń upada przez brak szkoleń?
Najczęstsze przyczyny porażek to:
- szkolenia prowadzone zbyt ogólnie,
- brak powiązania szkoleń z realnymi procesami,
- chaos w harmonogramie,
- brak dedykowanego czasu dla użytkowników,
- brak wsparcia po uruchomieniu,
- traktowanie szkoleń jako obowiązku, a nie inwestycji.
Zbyt wielu pracowników uczy się systemu „na żywym organizmie”, co może prowadzić nawet do paraliżu operacyjnego firmy.
Podsumowanie: szkolenia to klucz do stabilnego działania firmy w ERP
Szkolenia użytkowników są jednym z najważniejszych elementów wdrożenia ERP — równie istotnym jak konfiguracja systemu, testy czy migracja danych. Odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone warsztaty pozwalają zminimalizować błędy, zwiększyć akceptację systemu, poprawić wydajność i zredukować stres wśród pracowników. Koordynacja szkoleń przez doświadczonego PM-a jest niezbędna, aby całość przebiegła w logicznej, zsynchronizowanej formie.
Tylko organizacje, które inwestują w przygotowanie ludzi, potrafią w pełni wykorzystać możliwości systemu ERP i przeprowadzić zmianę biznesową bez chaosu.
Artykuł powstał przy współpracy z partnerem serwisu.
